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金立信地磅解决方案

 

金立信地磅管理系统方案


1  系统需求分析
      一直以来,电子磅管理工作在水泥厂、煤炭开采及加工行业、建材行业、大型粮库及粮食加工行业、冶炼行业、火力发电行业以及所有需要电子磅计量物料行业的难题,在手工计量下,如何有效的监控整个计量过程,防止舞弊行为成为企业领导人十分关心的问题,有的企业采取频繁更换司磅员、安装电子监控设备等办法来监控计量过程,但却不能从根本上杜绝舞弊行为。

      并且企业计算机信息化的管理系统只是建立了一种管理机制,这种管理机制要想良好的运行,必须有高质量的数据采集手段。管理信息系统只是忠实的按照输入信息完成自己的工作,录入的数据失实也同样会使用管理信息系统的输出失实。而在传统管理中,所有的过磅单仍以手工录入为主,难免出现差错,数据不能实时地反应到ERP系统中。根据有关统计资料,不同环境下人工录入的失误率最低在千分之三,最高可能高达百分之五。这固然可以通过加强管理和加强人员培训得到一定程度的改善,但本质的解决办法还是要靠先进的技术手段。

 

1.1   司磅、结算业务管理难点分析
      1、由于通过电子磅计量的货物绝大部分是离散物料,大多采用露天堆放,或筒仓存放,不易二次准确计量,且存在一定的损耗,一旦司磅过程中出现问题,很难及时发现,往往会给企业造成巨大损失。

      2、由于司磅业务量巨大,单据繁多,出现问题很难及时进行查找核对。

      3、如果根据货物质量进行结算,结算工作量十分巨大,而且易处现差错。

      4、运费结算量大。

      5、由于司磅数据量巨大,且保存在磅房内,各级领导无法全面监控司磅业务。

 

1.2   司磅、结算业务中的舞弊方式分析
在日常司磅业务和材料结算业务中,易出现以下问题:

      1.   司磅员在计量数量上作弊。

      2.   一车货物多次称量。

      3.   司机在车辆皮重上作弊

      4.   车辆不完全上磅,或两车同时上磅,造成计量数据不准。

      5.   采样员、制样员、化验员在化验数据上作弊

      6.   材料结算员在材料结算中作弊(不严格按采购合同条款、化验数据进行结算)

      7.   销售发货中出现超提单发货,手续不完备发货现象。

      8.   不过磅而直接出场。

1.3   系统需求功能分析
      通过对司磅业务的管理难点和舞弊行为进行认真分析和研究,以及充分考虑司磅业务与企业整个采购、仓储、销售过程中的关系,我们开发出的电子磅管理系统,通过借助严密的流程设计和先进计算机技术,可以帮助企业实时监控整个司磅过程、彻底堵住司磅业务中存在的漏洞,同时与企业整个采购业务系统、仓储系统、销售系统紧密相联,可以大大减轻司磅人员、库管人员、质检人员、财务结算人员的统计工作量,避免大量人为因素的影响,提高工作效率。

电子磅管理系统的应具备以下功能:

      1、系统自动从电子磅器仪表中采集车辆毛重、皮重数据,并自动计算出净重,自动打印磅码单。系统不允许司磅员修改计量数据,同时系统自动监控称量数据是否达到最大稳定值,如未达到最大值,系统禁止保存数据、打印磅码单,从而彻底解决了司磅员在司磅数据上的舞弊行为。

      2、系统可以自动监控收货过磅整个过程,如果车辆重复称量毛重,系统自动禁止,从而解决一车多过问题。

      3、可以与销售管理系统连接,自动读取销售提货单剩余数量,严格控制发货数量超过开票数量,从而解决超提单发货问题。

      4、错误修改采用红单冲销方式,能够跟踪整个修改过程。

      5、能够处理超电子磅称量额定值计量问题。

      6、系统提供采购质量合同管理功能,可以记录合同数量、价格、质量标准、扣罚标准等信息,它作为材料结算的重要依据,系统可以自动根据该合同标准和化验单数据对每一车磅单进行结算。

      7、提供根据磅码单自动生成采购入库单、销售出库单转入库存系统中。

      8、系统采用大型网络数据库,数据集中存放,从而使企业整个司磅数据安全可靠,信息共享。

      9、提供发货日报表、收货日报表、发货任意统计表,收货任意统计表、磅码单查询、销售提货单查询、材料结算单查询、质量合同查询、化验单查询、运费结算查询等强大的查询和统计功能,使各级领导能够实时了解、监控整个司磅业务全过程。

 

 

2   整体业务解决方案

2.1  基础档案
      对物料信息、供货商信息、客户信息、车辆信息、仓库信息进行管理。也可直接获取用友ERP里相关的基础档案信息。

2.1.1  物料信息
      可以对物料信息进行分类,根据分类录入物料信息及每种物料的质检标准。

2.1.2  供货商信息、客户信息
      可对供货商、客户 进行分类、区域管理。也可直接读取用友ERP的供货商、客户信息。

2.2  合同管理
      对采购、销售、运费合同进行管理。   

2.2.1  采购合同
      对采购合同的管理,也可从用友ERP里获取。设置物料验收标准。以备来货质检、结算时参照。

2.2.2   销售合同
      对销售合同的管理,也可从用友ERP里获取。设置物料验收标准。以备结算时参照。

 

 

2.3    发货业务
 

2.3.1  发货业务流程设计:
      1.  空车进厂装货前称量车皮重量时,司磅员输入车辆编号,计算机通过串行通信口可以自动读取车辆皮重,并自动与本车上次皮重或平均皮重进行比较,如果出现异常,系统自动异常,系统自动报警,提醒监磅人员检查车辆是否作弊,如作弊,则重新计量。系统自动保存空车车号、本次称量皮重。

      2.  车辆装货后称重,计算机自动从称重仪表中读出车辆毛重,并取出本次称量皮重计算出货物净重,系统打印磅码单,允许车辆出场。

      3.  磅码单必须打印且只允许打印一次。打印后出现操作失误,如果再打印磅码单上将出现打印次数。管理人员可以通过系统查询出磅码单核对,防止出现问题。

      4.  系统可以根据提货单汇总发货量自动生成销售出库单传入库存系统。可以自动生成发货日报表,发货台帐。

2.4    收货业务


2.4.1    收货业务流程设计
      1.  重车入场上磅后,计算机自动通过串口读取称重仪表的显示数据,并记录车辆毛重、货物品种、供货单位名称,车辆编号等信息,并打印卸货通知单。

      2.  车辆根据卸货通知单进行卸货,采样员根据卸货通知单进行采样,并登记采样编号、采样品种、供应商、车号等信息。

      3.  采样员监督卸货整过程,如出现水分超标、含有杂质,采样员可以酌情进行扣水、扣杂,并填入卸货通知单。

      4.  空车上磅后,司磅员根据卸货通知单录入扣水、扣杂数量,系统自动读取车辆皮重,算出实收数量,并打印磅码单。

      5.  库管人员可以根据供应商、仓库等信息生成采购入库单传入库存系统。

      6.  系统可以自动形成收货日报、收货统计表。
 
 

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