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地磅计量管理解决方案

地磅计量管理解决方案
1.1系统需求分析
      一直以来,电子衡管理工作在煤炭开采及加工行业、建材行业、大型粮库及粮食加工行业、冶炼行业、火力发电行业以及所有需要电子衡计量物料行业的难题,在手工计量下,如何有效的监控整个计量业务、质检业务、结算业务,防止舞弊行为成为企业领导人十分关心的问题,有的企业采取频繁更换司磅员、安装电子监控设备等办法来监控计量过程、质检过程,但却不能从根本上杜绝舞弊行为。
1.1.1业务管理难点分    
  由于通过电子衡计量的货物绝大部分是离散物料,大多采用露天堆放,或筒仓存放,不易二次准确计量,且存在一定的损耗,一旦司磅过程中出现问题,很难及时发现,往往会给企业造成巨大损失。
  由于司磅业务量巨大,单据繁多,出现问题很难及时进行查找核对。
  运费结算量大。
  由于司磅数据量巨大,且保存在磅房内,各级领导无法全面监控司磅业务。
1.1.2业务舞弊方式分析
  在日常司磅业务和材料结算业务中,易出现以下问题:
  司磅员在计量数量上作弊。
  一车货物多次称量。
  司机在车辆皮重上作弊
  车辆不完全上磅,或两车同时上磅,造成计量数据不准。
  采样员、制样员、化验员在化验数据上作弊
  材料结算员在材料结算中作弊(不严格按采购合同条款、化验数据进行结算)
  销售发货中出现超提单发货,手续不完备发货现象。
  不过磅而直接出场。
1.1.3系统需求功能分析
      通过对司磅业务的管理难点和舞弊行为进行认真分析和研究,以及充分考虑司磅业务与企业整个采购、仓储、销售过程中的关系,我们开发出的电子衡管理系统,通过借助严密的流程设计和先进计算机技术,可以帮助企业实时监控整个司磅过程、彻底堵住司磅业务中存在的漏洞,同时与企业整个采购业务系统、仓储系统、销售系统紧密相联,可以大大减轻司磅人员、库管人员、质检人员、财务结算人员的统计工作量,避免大量人为因素的影响,提高工作效率。

1.1.4电子衡管理系统的应具备以下功能:
   系统自动从电子衡器仪表中采集车辆毛重、皮重数据,并自动计算出净重,自动打印磅码单。系统不允许司磅员修改计量数据,同时系统自动监控称量数据是否达到最大稳定值,如未达到最大值,系统禁止保存数据、打印磅码单,从而彻底解决了司磅员在司磅数据上的舞弊行为。
   车皮重量超过其平均数量,系统能够自动报警,从而解决司机在车皮重量上的作弊行为。
   系统可以自动监控收货过磅整个过程,如果车辆重复称量毛重,系统自动禁止,从而解决一车多过问题。
   可以与销售管理系统连接,自动读取销售发货单剩余数量,严格控制发货数量超过开票数量,从而解决超提单发货问题。
   可以处理发货单剩余重量小于发货数量时,系统允许从其它发货单补足剩余数量。
   错误修改采用红单冲销方式,能够跟踪整个修改过程。
   能够处理超电子衡称量额定值计量问题。
   系统提供采购质量合同管理功能,可以记录合同数量、价格、质量标准、扣罚标准等信息,它作为材料结算的重要依据,系统可以自动根据该合同标准和化验单数据对每一车磅单进行结算。
   系统通过自动对采样单、化验单进行二次编号,可以使采样员、制样员、化验员无法了解化验数据与供应商、货物品种、车号的对应关系,从而避免作弊行为的发生。
   能够根据磅单、化验单和采购合同自动计算,形成材料结算单。
   提供根据磅码单自动生成采购入库单、销售出库单转入库存系统中。
   系统采用大型网络数据库,数据集中存放,从而使企业整个司磅数据安全可靠,信息共享。
   提供发货日报表、收货日报表、发货任意统计表,收货任意统计表、磅码单查询、销售发货单查询、材料结算单查询、质量合同查询、化验单查询、运费结算查询等强大的查询和统计功能,使各级领导能够实时了解、监控整个司磅业务全过程。
1.2整体业务解决方案
1.2.1采购收货业务
收货业务流程设计
   企业在签订采购合同后,由供货商通过汽车或火车运送到企业。
   重车入场上磅后,计算机自动通过串口读取称重仪表的显示数据,并记录车辆毛重、货物品种、供货单位名称,车辆编号等信息,并打印卸货通知单。
   车辆根据卸货通知单进行卸货,采样员根据卸货通知单进行采样,并登记采样编号、采样品种、供应商、车号等信息。
   采样员监督卸货整个过程,如出现水分超标、含有杂质,采样员可以酌情进行扣水、扣杂,并填入卸货通知单。
   空车上磅后,司磅员根据卸货通知单录入扣水、扣杂数量,系统自动读取车辆皮重,算出实收数量,并打印磅码单。
   采样人员制样后,把标有采样编号的样品传递给化验室进行化验。
   化验员化验后,根据采样编号录入化验结果。系统自动屏蔽供应商、车号等信息,化验员无法知道供应商、承运车辆信息,从而避免了化验员作弊。
   系统根据采样编号自动可以把化验数据信息与磅码单对应起来。
   系统可以根据货物化验结果及采购合同,自动计算每车的扣重、扣价情况,并按供货单位形成材料结算单,可以大大减轻结算人员的计算工作量,并避免人为因素的影响。
   库管人员可以根据供应商、仓库等信息生成采购入库单传入库存系统。
   系统可以自动形成收货日报、收货统计表。
   同一批货(同订单),同一车号,第一次运输超出原发数,按原发数计数;在同一批次下,同一车号,第二次运输超出原发数,按实际结算(即实收数、运费结算数)

1.2.1销售发货业务
先开票后发货业务流程设计:
   客户提出购货申请后,由销售部门开具销售发货单,经领导和财务部门审核确认后,发货单数据自动传到磅房管理系统,用于控制发货数量,防止超提单数量发货。
   空车进厂装货前称量车皮重量时,司磅员输入车辆编号,计算机通过串行通信口可以自动读取车辆皮重,并自动与本车上次皮重或平均皮重进行比较,如果出现异常,系统自动异常,系统自动报警,提醒监磅人员检查车辆是否作弊,如作弊,则重新计量。系统自动保存空车车号、本次称量皮重。
   车辆装货后称重,计算机自动从称重仪表中读出车辆毛重,并取出本次称量皮重计算出货物净重,司磅员选择客户发货单,系统自动提取该发货单剩余数量与货物净重比较,如果货物重量不大于剩余重量,系统打印磅码单,允许车辆出场。系统自动冲减发货单剩余数量。
   如果货物重量大于发货单剩余数量,系统不允许打印磅码单。系统提供两种解决方式:一是根据多于数量卸货,直至货物重量不大于发货单剩余数量,系统才允许打印磅码单。二是客户根据多于数量重新交款开具新的发货单(补货单),司磅员再选择补开单,系统自动判断货物重量是否不大于原发货单剩余重量与补开单数量之和,如不大于,则打印磅单,允许车辆出场。系统自动冲减发货单和补开单剩余数量。
   磅码单必须打印且只允许打印一次。打印后出现操作失误,只能把打印出的磅码单作废,系统自动生成红单冲减出错磅码单,然后重新生成新的磅码单,修改后再重新打印磅码单。管理人员可以通过系统查询出作废磅码单与磅码单打印单据进行核对,防止出现问题。
   系统可以根据发货单汇总发货量自动生成销售出库单传入库存系统。可以自动生成发货日报表,发货台帐。
   及时登记车辆回执单,没有上次的车辆回执单此车不能再过磅
销售发货控制:
    1、按单发货、不能超量发货(是否需要留领导特批权限),能够累计多张订单进行累计控制
    2、及时登记车辆回执单、如果上车车辆回执单未登记不允许此车过磅
  
1.2.3计量统计分析与领导查询
   领导可以在办公室内动态掌控磅房计量情况、实时了解每一车司磅详细情况,当天、当月、当年的材料进场数量、产品的销售出场数量。
   可以动态掌握所有销售订单(或销售发货单)的每日发货数量、剩余数量情况。
   可以动态掌握每一家供应商每日、每月的原料质量情况。

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